Votre cabinet d’avocats est-il aussi rentable qu’il pourrait l’être ?

Oct 15, 2019 | Gestion de cabinet

Probablement pas. Accompagnant les avocats depuis 8 ans et fort de ma longue expérience de directeur financier, j’ai constaté que certains cabinets d’avocats perdaient de l’argent par manque d’attention portée aux quatre piliers de la rentabilité.

Les 4 piliers de la rentabilité des cabinets d’avocats sont :

  • Le marketing
  • La gestion du cabinet
  • La gestion financière
  • Les ressources humaines

1. Le marketing

  1. Ayez un plan de marketing. Développer et suivre un plan marketing est essentiel au succès de votre pratique. Il est essentiel que vous consacriez un pourcentage de votre temps au développement de votre chiffre d’affaires. Je recommande à mes clients de choisir un budget de temps marketing basé sur le nombre d’heures qu’ils investiront chaque semaine dans le développement d’opportunités business ciblant leurs clients idéaux. En fonction du nombre d’heures disponibles par semaine, vous déterminerez l’utilisation la plus utile de ce temps consacré au marketing, là où vous recevrez le meilleur retour sur investissement de votre temps.
  2. Établissez un budget marketing. Au-delà de votre temps consacré au marketing, même s’il s’agit d’un petit budget, en avoir un est la première étape pour créer une stratégie marketing efficace. Il existe plusieurs façons de développer votre visibilité gratuitement mais si vous voulez améliorer votre pratique, vous devez dépenser de l’argent. Le budget peut inclure des actions de communication, des partenariats, des cotisations pour rejoindre certaines organisations ou toute autre idée que vous avez.
  3. Obtenez des nouveaux dossiers auprès de vos clients actuels. Pensez aux autres services que vous pourriez offrir à vos clients actuels ou passés. Comme ils vous connaissent déjà et qu’ils vous font confiance, ce sera plus facile que d’acquérir de nouveaux clients.

 2. La gestion du cabinet

  1. Améliorez vos systèmes. Les systèmes sont ce qui fait qu’un cabinet d’avocats fonctionne efficacement. Faire la même chose de la même manière encore et encore est une perte de temps. Pour la rentabilité de votre cabinet, il est important d’analyser les procédures en vigueur et d’évaluer le moyen le plus efficace de remplir ces fonctions. Par exemple, des systèmes peuvent être développés pour la gestion de la relation client, le retour des appels téléphoniques, la réponse aux emails, la planification des rendez-vous clients, la facturation, la production du travail juridique et la recherche documentaire. Bien sûr, il faut également pensez à la conception et la maintenance de votre site internet puis à vos outils de marketing internet. En mettant en place des systèmes efficaces, un avocat peut mieux utiliser son temps et celui de son personnel d’assistance. Cela se traduit par davantage de travail accompli dans le même délai ou dans un temps réduit, avec un effet indéniable sur la rentabilité du cabinet d’avocats.
  2. Évitez les mauvais clients. Je ne saurais trop insister là-dessus. La plus grosse perte d’énergie, de productivité et de temps est celle consacré à un mauvais client. Vous savez assez vite que certains clients ne vous conviennent pas, mais vous les acceptez quand même car vous avez besoin de cet argent. Ça ne vaut pas le coup si vous analysez bien l’énergie dépensée avec certains.
  3. Recueillez systématiquement les commentaires de vos clients. Votre meilleure source de prospects proviendra de clients satisfaits. Mais vous ne saurez pas s’ils sont contents ou pas si vous ne le leur demandez pas. Avoir un système en place où vous pouvez régulièrement recueillir des commentaires sur lesquels vous agissez réellement vous aidera à fournir le meilleur service possible. La réputation compte et une réputation d’excellent service fournit une valeur qui non seulement vous permettra d’obtenir plus de recommandations, mais qui servira également de base pour accroître vos tarifs le cas échéant.

 3. La gestion financière

  1. Améliorez la gestion du temps facturable. La productivité fait référence à l’utilisation du temps par l’avocat. “Le temps, c’est de l’argent” dit l’adage et c’est particulièrement vrai dans la profession d’avocat. Malgré les efforts déployés pour trouver des systèmes de facturation alternatifs, dont certains sont prometteurs, la facturation du temps passé sur une affaire est encore la méthode standard de facturation des prestations juridiques. Même dans le cas de prestations juridiques effectuée sur la base d’un forfait, le montant facturé est (ou devrait être) basé sur la durée requise pour ces services. En utilisant judicieusement le temps disponible, un avocat aura un impact direct et très significatif sur la rentabilité du cabinet. Pensez à faire un suivi quotidien de votre temps, idéalement dès que vous avez terminé une tâche. Si vous n’avez pas accès au système de gestion des temps, prenez 30 secondes pour inscrire le temps passé sur une tâche sur un bloc ou l’application notes de votre smartphone, puis vous saisirez ces temps dans votre logiciel de gestion plus tard. Pensez également à suivre le temps non facturable afin d’identifier sur quoi ce temps est alloué et s’il est consacré là où vous avez une réelle valeur ajoutée.
  2. Augmentez vos tarifs. Le moyen le plus simple et le plus évident d’augmenter la rentabilité est simplement d’augmenter vos tarifs. Commencez par faire une veille pour évaluer vos tarifs par rapport au marché et à votre niveau d’expérience dans votre domaine de compétence. De nombreux avocats passent des années sans augmenter leurs honoraires et leur niveau de chiffre d’affaires stagne. Même une petite augmentation peut faire une différence pour votre bénéfice en fin d’année et également au niveau de la qualité de vos clients.
  3. Ayez un processus de gestion des comptes clients. Vous ne serez pas payé si vous n’envoyez pas de facture. Les avocats que je connais qui ont le plus de difficultés à être payés, sont également ceux qui sont toujours en retard dans l’émission de leurs factures. Envoyez-les tous les mois et assurez-vous d’inclure les termes de votre accord de facturation sur la facture. Le client et vous-même devez savoir ce qui va se passer si vous n’êtes pas payé à temps.
  4. Passez en revue vos dépenses. Examinez vos dépenses au cours des derniers mois et n’hésitez pas à effectuer des coupes sur des prestations que vous payez et que vous n’utilisez jamais, et dont vous pourriez vous en passer.
  5. N’accordez pas de crédit. Vous êtes un cabinet d’avocats, pas une banque. À part les urgences, tous les frais de procédure en dehors de vos honoraires devraient être payés à l’avance par le client. Ceci doit être stipulé dans la convention avec votre client, ce qui vous évite de bloquer vos liquidités en dehors de vos frais de fonctionnement.

4. Les ressources humaines

Pour réussir à traiter vos dossiers et gérer les aspects marketing, vous avez besoin d’être assisté tant dans l’administratif que dans le travail juridique. Bien entendu en fonction de la taille de votre cabinet, il existe une grande disparité tant dans la quantité et que dans la qualité du personnel qui collabore à vos côtés. Sans être exhaustif, voici quelques points qu’il faut prendre en compte pour agir sur la rentabilité de votre cabinet :

  1. Bien définir les bonnes compétences utiles pour vous assister sans sous-estimer l’importance des talents comportementaux
  2. Anticiper les besoins en recrutement compte-tenu du temps nécessaire pour que la personne soit en poste
  3. Analyser le temps passé par vos collaborateurs sur les dossiers
  4. Allouer du temps avec des entretiens réguliers pour transmettre votre savoir et permettre à vos collaborateurs de monter en compétence et en productivité
  5. Fixer des objectifs clairs et précis avec vos collaborateurs avocats pour bien servir les intérêts de votre cabinet et de vos clients

Prenez en compte ces quatre piliers de la rentabilité d’un cabinet d’avocats et faites tout ce qui est possible pour les traiter au fur et à mesure de votre disponibilité afin d’améliorer la rentabilité de votre cabinet.

Je serai ravi d’échanger avec vous sur ces sujets, n’hésitez pas à me contacter.