Avocats : comment améliorer votre productivité ?

Nov 21, 2018 | Gestion de cabinet

… planification de la semaine, de la journée… gestion de projet… gestion des priorités… délégation… compétences en matière de gestion du temps… amélioration de votre façon de travailler…

Vous devez rentrer aujourd’hui vos heures facturables pour le mois et vous avez un appel en attente pour une urgence. Votre meilleur client attend de vous voir depuis vingt minutes et vous devriez rentrer chez vous pour la fête d’anniversaire de votre fille. Est-ce que cela vous semble familier ?

Bienvenu dans la surcharge de travail, trop, tout le temps. Alors, que faites-vous lorsque vous devez faire face à beaucoup de choses en même temps et qu’elles sont toutes importantes ?

La réponse est :

  1. Ne vous engagez dans aucune tâche qui ne respecte pas vos valeurs et votre projet de vie.
  2. Soyez aussi productif que possible.

Vos valeurs et votre projet de vie font partie du problème de l’équilibre de vie, mais la productivité peut être considérablement améliorée.

Voici quelques règles simples :

  • Ne vous engagez pas trop. Dites simplement « Non » et ne vous laissez pas séduire par un engagement pour lequel vous n’avez pas le temps.
  • Promettez moins et délivrez plus. Donnez-vous une réserve de temps. Si vous pouvez préparer le contrat d’ici jeudi midi, dites à votre client que vous l’aurez terminé vendredi après-midi. Livrez-le jeudi et vous serez un héros.
  • Fermez la porte. Rien n’arrête mieux les conversations inutiles qu’une porte fermée. Renseignez vos associés et collaborateurs sur vos habitudes de travail. Ils ne seront pas offensés s’ils comprennent quand vous devez rester seul. Organisez-vous ou entraînez votre secrétaire pour vous protéger des interruptions indésirables.
  • Planifiez du temps libre pour des appels téléphoniques. Rien de pire pour rompre votre concentration que l’appel d’un client pour une question sans rapport avec ce sur quoi vous travaillez. Bloquez dans votre emploi du temps quotidien les moments où vous acceptez les appels téléphoniques et ceux où vous êtes affairé sur vos dossiers. Si besoin, donnez à votre assistante une liste réduite de clients spéciaux qui pourront vous joindre tout de même. Informez vos clients des moments où vous acceptez ou retournez des appels, ils prendront l’habitude de vous appeler pendant ces heures.
  • Apprenez à gérer vos emails efficacement. Vous pouvez économiser jusqu’à une heure par jour en demandant à ne pas être en copie d’emails qui ne nécessitent pas votre contrôle ou votre information, en étant sélectif dans vos abonnements à des newsletters, … Sachez comment utiliser les dossiers pour organiser et archivez vos emails. Obtenez de l’aide pour apprendre cela si vous en avez besoin – cela en vaut la peine.
  • Encadrez l’accès à votre boite mail. Si votre boite mail est toujours ouverte et que l’ordinateur sonne chaque fois que vous avez un nouvel email, désactivez la notification instantanée, il est trop facile d’arrêter ce que vous faites pour lire ce nouveau mail. Le plus efficace est de fermer votre boite mail et de l’ouvrir que lors des moments dédiés à la gestion des mails.
  • Planifiez votre temps. Prenez rendez-vous avec vous-même pour travailler sur des sujets importants et respectez-les. Vous n’avez pas toujours à décider ce que vous devrez faire ensuite, c’est inscrit dans votre agenda.
  • Donnez-vous du temps précieux pour planifier, chaque jour. Prenez vingt à trente minutes pour examiner votre avancement sur les dossiers, hiérarchiser vos tâches et définir votre emploi du temps.
  • Déléguez. Si vous pensez que vous n’avez pas le temps de former quelqu’un, détrompez-vous. Vous ne pouvez tout simplement pas tout faire. Prenez la liste de vos tâches et posez-vous la question des tâches qui font appel à votre vraie valeur ajoutée et celles où ce n’est pas le cas.
  • Enfin, histoire de le souligner : ne vous engagez pas trop ! Ayez la sagesse de comprendre que vous ne pouvez pas être partout et faire tout. Dites simplement « Non ». Faites un meilleur travail avec moins d’engagements, concentrez-vous sur ce que vous aimez faire et là où vous avez une réelle valeur ajoutée et vous appréciez plus ce que vous faites.

Considérez la productivité comme votre défi personnel permanent. Essayez de continuer à l’améliorer en permanence.

Le coaching peut aider les avocats à devenir plus productifs. La première étape est une discussion sur une journée de travail typique et les problèmes particuliers. Ensuite, le client et le coach réfléchissent et échangent ensemble pour déterminer les actions spécifiques les plus efficaces pour améliorer la productivité. L’interactivité et la responsabilisation vis-à-vis du coach aide ensuite le client à transformer ces actions en habitudes de travail quotidiennes, ce qui lui permet de faire plus de travail dans un temps plus court, avec moins d’effort.

Le bénéfice : plus de travail facturable effectué et un gain de temps pour votre vie personnelle. Est-ce que cela en vaut la peine ?

N’hésitez pas à me contacter pour échanger à ce propos.